社会人サークルの運営ですべき16個の作業を徹底解説

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社会人サークルの運営ですべき16個の作業を徹底解説

社会人サークルの運営といってもどのような事をするのかご理解いただけない方が多いのではないでしょうか?

そんな社会人サークルの運営を知らないというあなたの為に社会人サークルの運営について詳しく説明したいと思います。

 

イベントの当日までにすべき事

①社会人サークルイベントの企画

イベントの企画開催したいイベントの参加者層の決定を行い、参加者の方に楽しんで頂けるような企画を考えましょう。

また、より多くの方にご参加いただけるかの策も考えましょう。街コンや立食パーティーなどと違い、少人数での着席スタイルのイベントを企画し他のイベントとの差別化をアピールしたりするのも良いかもしれません。

②当日イベント会場店舗との交渉・確保

会場打ち合わせ日時、料金、人数、特別な取扱等の交渉が必要です。

より融通の利いていただける店舗を見つけるように努力しましょう。参加者数の正式決定をいつまでに連絡するべきかや、キャンセル料の取り決めもしっかりと行っておく事でお店とのトラブルを事前に防ぐ事が出来ます。

③社会人サークルイベントをHPに掲載・募集開始

HPの更新作業HPを掲載する際にはHP内の文章は、読んで頂いた方が楽しいイベントだと感じていただけるように努めましょう。

また、確定していない事はHPに掲載しないようにしましょう。例えば、参加人数が確定していないのに「女性100人男性100人」などの表示です。それと同時に「参加者には弁護士、医者、パイロットなどが多く参加しています」などの表現もトラブルの原因となります。

また、当日のキャンセルや個人情報の関係で問題となる場合がありますので、他の参加者の個人情報(年齢やお仕事など個人が特定されない情報も含めて)の開示はしないようにしましょう。

④随時HPの更新

最大人数があるようでしたら、制限人数まで「残り〇人」などへHPの表示を更新しなければなりません。また、「希少性の法則」という面から「残り1席」となってからの申し込みが相次いだりする場合があります。その際にはこまめな更新を行いましょう。

⑤社会人サークルイベントの参加者や参加希望者からの問い合わせ等の対応

申込みメール受信後は、その申込者がどのイベントに参加するかの整理を行わなければ上記のHPの更新をする事も出来ません。

また、間違いがないように整理しなければ参加者の方の事が把握出来ないという事ですので問い合わせメールをいただいても返答する事が出来ません。

このメール整理をしっかりと行っていればお客様とのトラブルは防止する事が出来ます。

⑥開催店舗への連絡

当日の参加者数の正式決定をいつまでに連絡するかを打ち合わせているはずですので、期日までに忘れずに連絡を行いましょう。

お店の方はお店の運営がありますので社会人サークル運営者側から連絡する事が大事です。

 

イベント当日にすべき事

⑦会場準備

会場準備当日の受付時間の開始30分位前までには会場店舗に到着しておきましょう。

何もトラブルがなければ時間は余りますが、何かお店との打ち合わせミスによるトラブルの場合にも30分程余裕があれば問題を解決する事ができる場合があります。

また、当日は受付時間前に到着される参加者もいらっしゃいますので少し早目の行動を心がけましょう

⑧受付

こんにちわ 初参加の方も多くいらっしゃいますので、清潔な服装で初参加のお客様にも不快な思いをさせないようにお迎えしましょう。

また、接客業としてのしっかりとしたサービスを心がけましょう。
ただ、接客業としては「いらっしゃいません」が基本とはなりますが「いらっしゃいませ」では、あまりにもお客様とスタッフとなってしまいます。その為、参加者の方の緊張を和らげる為にも、協会としては挨拶は「こんにちわ」「こんばんわ」などをお勧めしております。

しかし、金銭のやりとりでは接客業として「しっかりと声を出しての確認」「お釣りの2回確認」などを行って金銭トラブルが無いように細心の注意が必要です。

⑨司会・パーティー進行

緊張されている方も多くいらっしゃいますので、緊張を和らげるような司会に努めましょう。

また、当日キャンセルや連絡がつかない参加者がいる場合などは、嘘偽りなくしっかりと参加者の方に伝える事が大切です。正確な情報を参加者にお伝えする事により参加者方からの信用を得る事が出来ます。

⑩トラブル発生時の対応

参加者同士のトラブルを含めて、トラブルが発生した場合は毅然とした対応を心がけましょう。ただ、トラブルになる前の予防策として、イベント開催中には参加者それぞれの方の様子の観察も非常に大事となります。

 

当日のイベント終了後にすべき事

⑪会場片付け

店舗利用の場合には片付けなど出来る事は率先して行いましょう

店舗との信頼関係にも繋がります。ただ、お店のスタッフではありませんので注意も必要です。

⑫参加者へのアンケートを記載した御礼メール送信

協会としては顧客満足度向上サービス向上の為にアンケートをお勧めしております。

また、そのメールには「良い出会いはありましたか?」や「カップるになった際にはご連絡をお待ちしております」など、スタッフのモチベーションの向上の為にも協力を促しましょう。

⑬HPのイベント終了した旨の更新

募集をしたままになりますと誤ってお申し込みされる方もいらっしゃいます。

これは、トラブルの原因となりますので申し込みが出来ない状態と設定を変更するようにしましょう。

⑭HPの開催当日の様子の掲載

今後も同様のイベントを行う際には、過去のイベントの様子を掲載する事により安心して参加いただけますので開催時の様子を掲載しましょう。参加者の方が当日のイベント内で話をしていた内容は特に効果的です。そのイベント特有のキーワードなどを入れてみればより安心して参加いただけるでしょう。しかし、会話内容に個人が特定されるような事は掲載しないように注意しましょう。

と、同時に写真の掲載も効果的です。しかし、こちらも個人が特定されないように写真の取り扱いは十分に注意を行いましょう。

⑮店舗への料金支払い、今後の問題点の改善

事前に打ち合わせを行った際の取り決め通り店舗側へ料金を支払いましょう。また、打ち合わせの際に取り決めがなかった出来事が起こった事については、再度打ち合わせを行いましょう。

⑯パーティー開催中の反省点等、今後の課題の改善

考える当日のパーティー終了後に問題が起こった場合には今後、同様の問題が起きないように改善策を考えます。また、参加者方からのご意見等も参考により良い出会いを提供する為に最大限改善しましょう。

 

 

 

まとめ

以上が社会人サークルの運営で必要な16個の作業です。

社会人サークルの運営では集客はHPで行う事が基本でですので、決まった日時に動かかなければならないのは当日に会場に向かうのみです。

その為、「当日にまでにすべき事」と「当日のイベント終了後にすべき事」はすべてがご自身の隙間時間に行う事が可能です。

会場店舗も提携店舗を見つける事が出来れば店舗との交渉等は必要ありません。

提携店舗を見つけてより効率的に運営できるようにしてみてはいかがでしょうか?

社会人サークル協会の認定サークルになっていただければ、提携店舗のご紹介なども行いより効率的な運営を行っていただく事が可能です。

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社会人サークル協会では社会人サークルの運営ですべき事をお伝えし、社会人サークルの運営について何も知らない方もゼロから学ぶ事ができます。養成プロジェクトではホームページの作成をした事がない方も安心してご参加いただけます。

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