社会人サークルの運営ですべき16個の作業と方法を徹底解説

LINEで送る
Pocket

社会人サークルの運営ですべき16個の作業を徹底解説

社会人サークルの運営ですべき16個の作業と方法を徹底解説

社会人サークルの運営や社会人サークルの運営方法といっても、どのような事をして、どのような方法で運営すればよいのか、わからない方も多いのではないでしょうか?

そんな社会人サークルの運営や、社会人サークルの運営方法を知らないというあなたの為に社会人サークルの運営や社会人サークルの運営方法について詳しくわかりやすく説明したいと思います。

 

社会人サークルイベントの当日までにすべき事

①社会人サークルイベントの企画

イベントの企画開催したい社会人サークルイベントの参加者層の決定を行います。30代や40代など主なターゲット層を決めます。

開催したい社会人サークルイベントは、社会人サークルイベント参加者の方に楽しんで頂けるような、飲み会や野外イベント企画がお勧めです。

また、より多くの方が参加してもらえる社会人サークルイベント策も考えましょう。街コンや立食パーティーなどと違い、少人数での着席スタイルの飲み会イベントを企画し、他の飲み会イベントとの差別化をアピールしたりするのも良いかもしれません。

 

②当日社会人サークルイベント会場店舗との交渉・確保

会場打ち合わせ開催する日時、運営者が社会人サークルイベント会場に支払う料金、参加予定人数、特別な取扱等の交渉が必要です。

より社会人サークル運営者側に融通の利いていただける店舗を見つける方が良いでしょう。

参加者数の正式決定をいつまでに連絡するべきかや、キャンセル料の取り決めもしっかりと行っておく事でお店とのトラブルを事前に防ぐ事が出来ます。社会人サークルイベント参加者が事前支払いではなく当日に現金で料金を徴収する場合などは、当日キャンセルがありえます。

当日キャンセル者の料金の取り決めは重要ですので、しっかりと社会人サークルイベント会場の担当者と打ち合わせを行います。

 

③社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)をHPに掲載・募集開始

HPの更新作業社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)をHPに掲載する際の文章は、社会人サークルイベントHPを読んで頂いた人が楽しいイベントだと感じていただけるような文章を掲載します。

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント)HPを読んで楽しいイベントだと思わないような文章は参加しようと思いませんので注意が必要です。

また、確定していない社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント)の情報はHPに掲載しないようにしましょう。

例えば、参加人数が確定していないのに「女性100人男性100人」などという表示です。それと同時に「参加者には弁護士、医者、パイロットなどが多く参加しています」や「年収800万以上」などの表現も社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント)に参加した方とのトラブルの原因となります。

また、当日のキャンセルもあり得ますので、当日の参加人数などはあまり掲載しない方が良いでしょう。また、同時に参加予定者の年齢などに関しても注意が必要です。個人情報の関係は当然ですが、当日キャンセルの場合がありますので気をつけましょう。

 

④社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)ページのHP更新

開催する予定の社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)の最大人数があるようでしたら、制限人数まで「残り〇人」などへHPの表示を更新します。

また、「希少性の法則」という面から「残り1席」と社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)のHPが表示するようになってからの申込みが相次いだりする場合があります。その際には、更にこまめな更新を行います。

 

⑤社会人サークルイベントの参加者や参加希望者からの問い合わせ等の対応

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)の参加希望者からの申込メール受信後は、名簿等に整理を行います。

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)の参加希望者からの申込メール受信後は、名簿等に整理を行わなければ④社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)ページのHP更新を行う事も出来ません。

また、間違いがないように、名簿等に整理しなければ社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)参加者を把握が出来ないという事ですので、問い合わせメールをいただいても返答する事が出来ません。

このメール整理をしっかりと行っていれば、お客様とのトラブルの多くは防止する事が出来ます。

 

⑥社会人サークルイベント開催店舗への連絡

②当日社会人サークルイベント会場店舗との交渉・確保で、参加者数の正式決定をいつまでに連絡するかを、打ち合わせているはずです。

社会人サークル運営者として、必ず期日までに忘れずに連絡を行いましょう。

社会人サークルイベント会場店舗は店舗としての運営があり、忘れることもありえます。万が一にも忘れてしまわれてはトラブルの原因となってしまいます。そういったトラブル防止の為に、社会人サークル運営者側から連絡する事が大事です。

また、記述に連絡する事により店舗側との信頼関係を築く事もできます。

 

イベント当日にすべき事

⑦社会人サークル会場準備

会場準備当日の受付時間の開始30分位前までには会場店舗に到着しておきます。

イベント当日会場到着後に、何もトラブルがなければ時間は余ります。しかし、万が一社会人サークルイベント会場店舗との打ち合わせミスによるトラブルが発生した場合にも、30分程余裕があれば問題を解決する事ができる事が多くあります。

また、社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)当日は、受付時間の前に到着される参加者もいらっしゃいますので、参加者目線に立ち少し早目の行動を心がけます。

 

⑧社会人サークルイベント運営の受付

こんにちわ 社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)には初参加の参加者も多くいらっしゃいますので、社会人サークルイベント運営者として清潔な服装で初参加の参加者の方にも不快な思いをさせないようにお迎えします。

また、社会人サークル運営者は接客業です。社会人サークル運営者としてはもちろん、接客業としてもしっかりとしたサービスを心がけましょう。

ただ、接客業としてはお越しいただいた参加者には「いらっしゃいませ」が基本とはなります。しかし「いらっしゃいませ」では、あまりにもお客様とスタッフとなってしまいます。その為、参加者の方の緊張を和らげる為にも、社会人サークル協会としての挨拶は「こんにちわ」「こんばんわ」などをお勧めしております。挨拶は運営するサークルによって違って当然ですので、社会人サークル運営者として考える最善の挨拶をしましょう。

しかし、挨拶と社会人サークルイベント参加費を徴収する金銭のやりとりは全く違います。社会人サークル参加費の金銭のやり取りでは接客業として「しっかりと声を出しての確認」「お釣りの2回確認」などを行います。こういった基本的な事を行う事により、金銭トラブルが無くなりより素敵な社会人サークルイベント運営者となれます。

 

⑨社会人サークルイベント運営の司会・パーティー進行

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)では、緊張されている参加者も多くいらっしゃいます。緊張されている参加者の緊張を和らげるような司会に努めましょう。

また、社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)では、当日キャンセルや連絡がつかない参加者がいる場合も多くあります。そういった当日キャンセルや連絡がつかない社会人サークルイベント参加者がいる場合には、嘘偽りなくすでに集まっている社会人サークルイベント参加者の方に伝える事が大切です。正確な情報を参加者にお伝えする事により参加者からの信用を得る事が出来ます。

 

⑩社会人サークルイベント運営においてのトラブル発生時の対応

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)参加者同士のトラブルを含めて、万が一トラブルが発生した場合は、社会人サークル運営者としてトラブルには毅然とした対応を行います。

ただ、社会人サークルイベント当日にトラブルになる前の予防策として、イベント開催中には参加者それぞれの方の様子や行動の観察も非常に重要です。

トラブルは起こらないようにする事が前提ですが、トラブル防止の為には社会人サークル運営者としてトラブルが起こらない環境作り、トラブルが起こらないような目配り、トラブルが起こらないような気配りなどトラブルが起こらないような最新の注意を行いましゅう。しかし、トラブルが起こらないような環境作りに最大限配慮していてもトラブルは起こってしまう場合がありますので、トラブルが起こった場合にはやはり毅然とした対応でトラブル解決に繋げましょう。

万が一にも、喧嘩などの暴力や器物損壊などがあった場合には警察への連絡を行いトラブル解決を行ってもらいましょう。対応できないようなトラブルが起こらないような最大限の配慮は当然行いましょう。

 

社会人サークルイベント当日のイベント終了後にすべき事

⑪会場片付け

社会人サークルイベントの飲み会など店舗を利用して開催した場合には、片付けなど出来る事は率先して行いましょう。

片付けを行う事により、店舗スタッフとの信頼関係にも繋がります。机の上のコップなどではなくても、落ちているごみ(お箸や箸入れ等)を拾うだけでも印象は良くなります。

もちろん、社会人サークル運営者はお店のスタッフではありませんので、その開催店舗のルールなどもある場合があり注意も必要です。

 

⑫参加者へのアンケートを記載した御礼メール送信

社会人サークル協会としては、社会人サークル運営者に、顧客満足度向上やサービス向上の為にアンケートをお勧めしております。

また、そのメールには「良い出会いはありましたか?」や「カップルになった際にはご連絡をお待ちしております」など、スタッフのモチベーションの向上の為にも協力を促しましょう。

 

⑬HPのイベント終了した旨の更新

社会人サークルイベント(飲み会、野外イベント等)ページが、募集をしたままになりますと誤って、お申込される人がいらっしゃいます。

また、申込みができる状態は、トラブルの原因となりますので申込みが出来ない状態に設定を変更するようにします。

 

⑭HPの開催当日の様子の掲載

今後も同様のイベントを行う際には、過去のイベントの様子を掲載する事により安心して参加いただけますので、開催時の様子を掲載しましょう。

参加者の方が当日のイベント内で話をしていた内容は特に効果的です。そのイベント特有のキーワードなどを入れてみればより安心して参加いただけるでしょう。

しかし、会話内容に個人が特定されるような事は掲載しないように注意しましょう。

と、同時に写真の掲載も効果的です。しかし、こちらも個人が特定されないように写真の取り扱いは十分に注意を行いましょう。

 

⑮店舗への料金支払い、今後の問題点の改善

事前に打ち合わせを行った際の取り決め通り店舗側へ料金を支払いましょう。

また、打ち合わせの際に取り決めがなかった出来事が起こった事については、再度打ち合わせを行いましょう。

 

⑯パーティー開催中の反省点等、今後の課題の改善

考える当日のパーティー終了後に問題が起こった場合には今後、同様の問題が起きないように改善策を考えます。

また、参加者方からのご意見等も参考により良い出会いを提供する為に、最大限改善しましょう。

 

 

 

まとめ

以上が社会人サークルの運営で必要な16個の作業です。

社会人サークルの運営では集客はHPで行う事が基本でですので、決まった日時に動かかなければならないのは当日に会場に向かうのみです。

その為、「当日にまでにすべき事」と「当日のイベント終了後にすべき事」はすべてがご自身の隙間時間に行う事が可能です。

会場店舗も提携店舗を見つける事が出来れば店舗との交渉等は必要ありません。

提携店舗を見つけてより効率的に運営できるようにしてみてはいかがでしょうか?

社会人サークル協会の認定サークルになっていただければ、提携店舗のご紹介なども行いより効率的な運営を行っていただく事が可能です。

10-1 10-2 10-3

7-15

運営者養成講座

当協会の特徴

社会人サークル協会では社会人サークルの運営ですべき事をお伝えし、社会人サークルの運営について何も知らない方もゼロから学ぶ事ができる「社会人サークル運営者養成プロジェクト」の受講者を募集しております。

社会人サークル運営者養成プロジェクトでは、ホームページの作成などした事がない方も安心してご参加いただけます。

社会人サークル運営に興味がある方はぜひ一度ご検討ください。

お名前 (必須)
メールアドレス (必須)
お問い合わせ内容(必須)
上記の内容にお間違いがなければ、チェックを入れ送信してください。

LINEで送る
Pocket